Aviso de Privacidad

1. Quién es responsable de tus datos

TLANEXTIA S.A.S. de C.V. (en adelante «TLANEXTIA»), con domicilio en Calle Miguel Hidalgo No. 4, Col. Libertad, C.P. 91270, Perote, Veracruz, México, es la responsable del tratamiento de los datos personales que se describen en este aviso, en los términos de la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares publicada en el Diario Oficial de la Federación el 20 de marzo de 2025 (la «Ley»), su Reglamento y los Lineamientos del Aviso de Privacidad.

Este aviso aplica al sistema Ventas (crmventas.tlanextia.mx), un servicio en renta para negocios con vendedores o que cotizan. Puedes contactarnos para cualquier tema de datos personales en tlanextia.empresa@gmail.com o en el domicilio anterior.

2. Tres tipos de personas, dos papeles de TLANEXTIA

Ventas trata datos de tres tipos de personas:

• Clientes (supervisores): la persona que registra un negocio, contrata y administra la cuenta.
• Vendedores: las personas que el supervisor invita a usar el sistema dentro de su negocio.
• Prospectos: las personas que cada negocio registra en el sistema para cotizarles y darles seguimiento.

Respecto de clientes y vendedores, TLANEXTIA es la responsable: decide para qué y cómo se tratan sus datos, y este aviso les aplica de forma directa.

Respecto de los prospectos, TLANEXTIA actúa como encargada: trata sus datos únicamente por cuenta e instrucciones del negocio que los registró, que es el responsable frente a ellos. Ese negocio decide qué prospectos registra, qué les envía, quién los atiende y cuándo los elimina, y está obligado a contar con su propio aviso de privacidad. Si eres prospecto de un negocio que usa Ventas, dirige tus solicitudes al negocio que te contactó; TLANEXTIA le ayudará a atenderlas y, si no logras localizarlo, escríbenos a tlanextia.empresa@gmail.com para orientarte (ver sección 11).

3. Datos personales que tratamos

No tratamos datos personales sensibles (origen étnico, salud, creencias, opiniones políticas, preferencia sexual u otros de la esfera íntima). Los campos de texto libre del sistema (notas, actividades y mensajes) están pensados para información comercial; el negocio que usa el sistema se obliga a no capturar en ellos datos sensibles.

3.1 De clientes (supervisores)

Datos financieros o patrimoniales. El RFC de tu negocio y los datos de tu suscripción son datos financieros o patrimoniales, por lo que su tratamiento requiere tu consentimiento expreso; te lo pedimos con una casilla al registrarte y otra al activar el cobro. Nunca vemos ni guardamos el número completo de tu tarjeta ni su código de seguridad: los captura directamente Stripe en su propia página de pago.

3.2 De vendedores

Ten en cuenta que el supervisor de tu negocio puede ver tu nombre, correo, teléfono de WhatsApp y tu actividad en la bitácora, incluida la dirección IP desde la que actuaste. Así funciona la administración del equipo dentro de cada negocio.

3.3 De prospectos (por cuenta del negocio responsable)

Nombre, empresa a la que pertenece, teléfono, correo (opcional), etapa en el embudo de ventas, vendedor asignado, notas internas, actividades programadas, cotizaciones (productos, cantidades e importes) y su archivo PDF, y los mensajes de WhatsApp enviados y recibidos (se guarda un resumen de hasta 500 caracteres del texto). Los prospectos no usan el sistema: solo reciben mensajes del negocio por WhatsApp y, si responden, su mensaje queda registrado. Si escribe al WhatsApp del negocio un número que no corresponde a ningún prospecto registrado, el sistema no guarda ese mensaje.

4. Para qué usamos tus datos

4.1 Finalidades necesarias para el servicio (dan origen a la relación contigo)

1. Crear, verificar y administrar tu cuenta y la de tu equipo, incluida la verificación en dos pasos.
2. Prestar el servicio de Ventas: prospectos, embudo, actividades, cotizaciones en PDF, envío de cotizaciones y seguimientos por WhatsApp desde el número de tu negocio, plantillas, tablero de resultados, importación desde Excel y app instalable.
3. Cobrar la renta mensual, activar, suspender o reactivar la cuenta según el estado del pago, y avisarte de renovaciones y problemas de cobro.
4. Enviarte comunicaciones del servicio: verificación de correo, recuperación de contraseña, invitaciones, avisos de pago y alertas de fallas graves (por ejemplo, cuando tu WhatsApp se desconecta).
5. Proteger tu cuenta y el sistema: registrar accesos, sesiones y acciones en la bitácora, detectar intentos de acceso no autorizados, resolver fallas y atender soporte.
6. Acreditar que aceptaste este aviso, los Términos y Condiciones y el cobro recurrente.
7. Cumplir obligaciones legales, en especial conservar la evidencia de los contratos celebrados por medios electrónicos.

4.2 Finalidad que no es necesaria para el servicio (puedes negarte sin afectar tu cuenta)

8. Acompañamiento de bienvenida de TLANEXTIA: durante tus primeros 7 días te enviamos por WhatsApp, desde el número de TLANEXTIA, hasta cinco mensajes con consejos para sacar provecho del sistema. Puedes negarte al registrarte (casilla «No deseo recibir por WhatsApp los mensajes de bienvenida y consejos de TLANEXTIA») o en cualquier momento en Mi cuenta, desactivando la opción correspondiente. Tu negativa no cambia el servicio que recibes.

TLANEXTIA no usa tus datos ni los de tus prospectos para publicidad de terceros, ni los vende, ni hace perfiles de personas.

4.3 Automatizaciones que debes conocer

• Al enviar una cotización, el sistema programa automáticamente dos mensajes de seguimiento al prospecto (a los 5 y a los 10 días) desde el WhatsApp de tu negocio, dentro del horario que tú configures. Se cancelan solos si el prospecto responde, si marcas la cotización como aceptada o rechazada, o si mueves el prospecto a cierre o perdido; también puedes cancelarlos a mano.
• Si tras el segundo seguimiento no hay respuesta, el sistema marca al prospecto como «dormido». Nunca cierra ni descarta un prospecto por sí mismo: esa decisión la toma una persona de tu negocio.

5. Con quién compartimos los datos

Para prestar el servicio usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados) y realizamos algunas transferencias necesarias para mantener la relación contigo (artículo 36, fracciones IV y VII de la Ley), por lo que no requieren tu consentimiento adicional:

Fuera de estos casos, TLANEXTIA no transfiere tus datos a terceros.

6. Cuánto tiempo conservamos los datos

Cuando un negocio «borra» un prospecto, un producto, una cotización o desactiva a un vendedor, el registro deja de verse pero se conserva por si hay que recuperarlo, hasta que se cumpla el plazo anterior o el negocio lo elimine definitivamente. El supervisor puede eliminar definitivamente un prospecto desde su ficha (por ejemplo, para atender la solicitud de ese prospecto): se borran sus datos, cotizaciones, PDF y mensajes, y su rastro en la bitácora se anonimiza.

7. Cómo protegemos tus datos

Cifrado de las comunicaciones (HTTPS obligatorio), contraseñas guardadas con hash irreversible, verificación en dos pasos obligatoria para supervisores, secretos cifrados, aislamiento estricto de la información de cada negocio (un negocio nunca puede ver los datos de otro), control de permisos por rol, límite de intentos de acceso, validación de todos los datos de entrada, archivos guardados fuera del acceso público y entregados solo a usuarios autorizados, bitácora inmutable, respaldos diarios con acceso restringido y verificación de la firma en los avisos que recibimos de Stripe y del servicio de WhatsApp. Si ocurriera una vulneración de seguridad que afecte de forma significativa tus derechos, te la informaremos de inmediato por correo, indicando qué pasó, qué datos se vieron comprometidos, qué hicimos y qué te recomendamos hacer.

8. Tus derechos: acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO)

Tienes derecho a conocer qué datos tuyos tratamos y para qué (acceso); a corregirlos cuando sean inexactos o incompletos (rectificación); a que los eliminemos cuando ya no sean necesarios para las finalidades de este aviso (cancelación), y a oponerte a su tratamiento para fines específicos (oposición).

Lo que puedes hacer tú mismo dentro del sistema, en cualquier momento y sin costo:

• Ver y corregir tu nombre, tu teléfono de WhatsApp y tu correo de acceso en Mi cuenta; cambiar tu contraseña; activar o desactivar la verificación en dos pasos; cerrar tu sesión en todos los dispositivos.
• Si eres supervisor: corregir los datos de tu negocio y su logotipo en Mi negocio; descargar todos los datos de tu negocio (prospectos, cotizaciones, actividades, notas, mensajes y equipo) en un archivo de Excel desde Mi negocio → Tus datos; corregir, reasignar, borrar o eliminar definitivamente prospectos; desactivar vendedores; cancelar tu suscripción.
• Negarte a los mensajes de bienvenida de TLANEXTIA en Mi cuenta.

Para todo lo demás (por ejemplo, eliminar tu cuenta de usuario o tu negocio completo, obtener una copia de tus datos si ya no tienes acceso, u oponerte a un tratamiento), envía tu solicitud a tlanextia.empresa@gmail.com con el asunto «Derechos ARCO», o por escrito al domicilio de la sección 1, indicando:

1. Tu nombre y un correo o domicilio para responderte.
2. Copia de una identificación oficial vigente o, si escribes desde el correo registrado en tu cuenta, así lo haremos constar para acreditar tu identidad. Si actúas por un representante, los documentos que acrediten su personalidad.
3. Qué derecho quieres ejercer y sobre qué datos (para el acceso basta con decirlo).
4. Cualquier dato que nos ayude a localizar la información (nombre del negocio, correo de la cuenta).

Te responderemos por el mismo medio en un plazo máximo de 20 días hábiles desde que recibamos la solicitud y, si procede, la haremos efectiva dentro de los 15 días hábiles siguientes. Estos plazos pueden ampliarse una sola vez por un periodo igual cuando las circunstancias lo justifiquen; te lo avisaremos. El ejercicio de estos derechos es gratuito; solo podríamos cobrarte los costos justificados de envío o copias. Entregamos la información por correo electrónico o, si lo prefieres, en copia simple. Podemos negar la solicitud en los casos que la Ley señala (por ejemplo, si no acreditas tu identidad o si los datos deben conservarse por obligación legal o para el cumplimiento de la relación contractual); en ese caso te explicaremos el motivo.

La persona encargada de atender estas solicitudes es el área de datos personales de TLANEXTIA, en el correo indicado.

9. Cómo revocar tu consentimiento y limitar el uso de tus datos

• Puedes revocar tu consentimiento para la finalidad no necesaria (mensajes de bienvenida de TLANEXTIA) en Mi cuenta o escribiendo a tlanextia.empresa@gmail.com; surtirá efecto de inmediato y sin efectos retroactivos.
• Puedes revocar el consentimiento para las finalidades necesarias cancelando tu suscripción en Suscripción o solicitando la eliminación de tu cuenta por el procedimiento de la sección 8. Ten en cuenta que sin esos datos no podemos prestarte el servicio, y que conservaremos lo que la ley nos obliga (sección 6).
• Para limitar el uso o divulgación de tus datos puedes usar los mismos medios; además, si consideras que recibes publicidad, puedes inscribirte en el Registro Público para Evitar Publicidad de la Profeco (repep.profeco.gob.mx). TLANEXTIA no envía publicidad.

10. Cookies y tecnologías similares

Ventas usa únicamente tecnologías necesarias para funcionar; no usa cookies de publicidad ni herramientas de analítica:

Puedes deshabilitar o borrar estas tecnologías desde la configuración de tu navegador; si bloqueas las cookies de sesión no podrás iniciar sesión. Las páginas de pago de Stripe y de acceso de Google usan sus propias cookies en sus dominios, conforme a sus avisos de privacidad.

11. Si eres prospecto de un negocio que usa Ventas

El negocio que te contactó es el responsable de tus datos y quien debe informarte sobre su tratamiento y atender tus derechos ARCO. Puedes pedirle en cualquier momento que deje de escribirte o que elimine tu información: el sistema le permite cancelar los seguimientos automáticos y eliminarte definitivamente. Si no logras contactar al negocio, escríbenos a tlanextia.empresa@gmail.com indicando el nombre del negocio y el número desde el que te escribió; le trasladaremos tu solicitud y, en lo que nos corresponda como encargada, la atenderemos conforme a sus instrucciones y a la Ley.

12. Cambios a este aviso

Publicaremos cualquier cambio en https://crmventas.tlanextia.mx/privacidad, con el número de versión y la fecha de actualización. Si el cambio afecta las finalidades necesarias, los datos que tratamos o las transferencias, además te lo notificaremos por correo electrónico y, al entrar al sistema, te pediremos aceptar la nueva versión antes de continuar. La versión que aceptaste queda registrada en tu cuenta.

13. Autoridad

Si consideras que tu derecho a la protección de datos personales ha sido vulnerado, puedes presentar una solicitud de protección de derechos o una denuncia ante la Secretaría Anticorrupción y Buen Gobierno, a través de su Unidad de Protección de Datos Personales, que es la autoridad garante en el ámbito federal (Av. Insurgentes Sur 3211, Col. Insurgentes Cuicuilco, Coyoacán, 04530, Ciudad de México; portal-transparencia.buengobierno.gob.mx). La solicitud de protección de derechos debe presentarse dentro de los 15 días hábiles siguientes a nuestra respuesta o al vencimiento del plazo que teníamos para responder.